SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar belakang

Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk menganalisis sebuah organisasi, model ini akan menyoroti unsur-unsur yang seharusnya ada dan bagaimana unsure-unsur tersebut seharusnya berinteraksi. Dalam hal yang sama, model delapan unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat menjadi suatu cara yang baik untuk memahami kompleksitas dari bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan lingkuganya, intregasi antara model sistem umum dan model delapan unsure lingkungannya akan menjadi dasar dari suatu konsep yang menerima banyak perhatian dewasa ini manajemen rantai pasukan ( supply chain managemen).

Pandangan secara luas atas keunggulan kompetitif menyadari adanya organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan sekaligus juga professional dan staf di negara-negara lain yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan karyawan perusahaan. Perusahaan multinasional sering kali mengontrakkan pekerjaan ke organisasi-organisasi lain agar dapat  mecapai suatu keunggulan ekonomi. Perusahaan yang melakukan bisnis secara global memiliki kebutuhan-kebutuhan informasi dan koordinasi khusus. Sumber daya informasi sebah perusahaan meliputi piranti keras, piranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data dan informasi. Informasi memiliki empat dimensi yang diinginkan: relvansi, akurasi, ketepatan waktu, dan kelengkapan.

Keunggulan yang substansial akan diperoleh perusahaan yang mencapai koordinasi melalui penggunaan sumber daya informasi. Perusahaan multinasional menghadapi tantangan-tantangan yang signifikan dalam bentuk pembatasan-pembatasan yang dikenakan oleh politik, kendala budaya dan komunikasi, masalah teknologi dan kurangnya dukungan dari menejer-menejer bawahan.

Tugas manajemen pengetahuan akan terus-menerus berubah. Perusahaan telah menggunakan computer sejak 1950-an dan sejak saat itu pula format data serta teknik-teknik penyimpanan telah mengalami banyak perubahan. Namun, data di sistem warisan yang lebih kuno akan dapat memberikan pandangan yang berhrga atas treb bisnis dan operasi. Kebanyakan sistem warisan hanya menyimpan teks dan angka, namun gambar saat ini juga merupakan bagian yang penting dari sistem informasi. Manajemen pengetahuan dibutuhkan untuk mengorganisasikan, mengakses dan mengungkit data dan informasi perusahaan untuk pengambilan keputusan.

Eksekutif perusahaan melakukan perencanaan stategis untuk keseluruhan organisasi, area bisnis, dan sumber daya informasi. Chief information officer memainkan peranan penting dalam semua jenis perencanaan strategis. Sebuah rencana strategis untuk sumber daya informasi akan mengidentifikasikan tujuan-tujuan yang harus dipenuhi oleh sistem informasi perusahaan di ahun-tahun mendatang dan sumber daya informasi yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

B.     Tujuan

1.      Memahami bahwa manajemen rantai pasokan aakan melibatkan perencanaan dan koordinasi sumber daya fisik yang mengalir dari pemasok, perusahaan melalui perusahaan dan kepada para pelanggan perusahaan.

2.      Menyadari bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya virtual sekaligus sumber daya fisik.

3.      Mengetahui dimensi-dimensi keunggulan kompetitif

4.      Memahami tantangan-tantangan dalam mengembangkan sistem informasi global.

5.      Mengetahui jenis-jenis dasar sumber daya informasi yan tersedia bagi perusahaan.

6.      Mengetahui dimensi-dimensi informasi yang seharusnya di berikan oleh suatu sistem informasi.

C.    Manfaat

1.      Dapat  memahami bahwa manajemen rantai pasokan aakan melibatkan perencanaan dan koordinasi sumber daya fisik yang mengalir dari pemasok, perusahaan melalui perusahaan dan kepada para pelanggan perusahaan.

2.      Dapat menyadari bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya virtual sekaligus sumber daya fisik.

3.      Dapat mengetahui dimensi-dimensi keunggulan kompetitif

4.      Dapat memahami tantangan-tantangan dalam mengembangkan sistem informasi global.

5.      Dapat mengetahui jenis-jenis dasar sumber daya informasi yang tersedia bagi perusahaan.

6.      Dapat mengetahui dimensi-dimensi informasi yang seharusnya di berikan oleh suatu sistem informasi.

      

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

1.      Mengelola aliran sumber daya fisik-manajemen rantai pasokan ( supply chain management)

Jalur yang memfasilitas aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan (supply chain). Aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk  memastikan bahwa aliran  tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien: proses ini disebut  sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management). Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini:

·         Meramalkan permintaan pelanggan

·         Membuat jadwal produksi

·         Menyiapkan jaringan transportasi

·         Memesan persediaan pengganti dari para pemasok

·         Menerima persediaan dari pemasok

·         Mengelola persediaan  bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi

·         Melakukan produksi

·         Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan

·         Melacak aliran smber daya dari pemasok, di dalam perusahaan dan kepada pelanggan.

Sistem informasi perusahaan dapat digunakan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitas di atas.

2.      Keunggulan kompetitif

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelangganya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk medapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah, memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang lebih tinggi, dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu.

Satu hal yang tidak  selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan didalam pasar. Ingat bahwa para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan.

3.      Dimensi-dimensi keunggulan kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi-tingkat perencanaan strategis-sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya. Pada tingkat kendali manajemen (menengah), manajer dapat memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan, sehingga menciptakan suatu keunggulan taktis. Pada tingkat kendali operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan teknologi informasi dalam  berbagai pengumpuln data dan penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.

KEUNGGULAN STRATEGIS keunggulan strategis (strategic advantage) adalah keunggulan  yang memiliki dampak fundamental dalam membentuk operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan suatu keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar guna kemungkinan berbagai dengan sekutu-sekutu bisnis dan pelangganya. Basis data yang terstandarisasi dan dapat di akses melalui browser web menceRminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.

            Strategi ini dapat menyebabkan operasi perusahann akan di pengaruhi oleh beberapa cara secara fundamental. Pertama, akses yang ada saat ini bisa jadi dilakukan melalui piranti lunak computer buatan perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan menyebabkan perusahaan harus mempertimbangkan untuk membeli piranti lunak pelaporan standar dari vendor luar atau mempekerjakan perusahaan luar  untuk merancang dan mengembangkan suatu sistem pelaporan baru. Mobilitas akses laporan juga akan ikut terpengaruh, karena para pengguna tidak lagi membutuhkan akses langsung ke sumber daya komuter perusahaan, setiap sambungan ke internet akan memungkinkan pengguna menggunakan sebuah browser web untuk mengakses laporan dari hamper seluruh tempat dimanapun di dunia ini. Dalam semangat yang sama, para pemasok dan pelanggan potensial dimanapun diseluruh dunia akan memiliki potensi akses atas tingkat persediaan bahan baku dan barang jadi perusahaan , sehingga akan mempercepat transaksi pembelian dan penjualan perusahaan.

            Keamanan juga tidak dapat  diabaikan dalam contoh terjadinya perubahan sistem informasi secara strategis ini. Dengan semakin besarnya keuntungan yang terkait dengan akses web kepada informasi perusahaan maka tingkat bahaya nya pun akan semakin besar pula. Apakah seorang hacker akan berpura-pura menjadi vendor atau pelanggan agar dapat mendapatkan akes kebasis data dan merusak sumber daya informasi perusahaan? Tingkat strategis akan menetukan arah dan tujuan perusahaan, namun tetap masih terdapat kebutuhan akan suatu rencana yang dapat mencapai suatu strategis yang menyadari arti penting dari keamanan.

KEUNGGULAN TAKTIS Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari  para pesaingnya. Dalam contoh kita, layanan pelanggan dapat di tingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian. Keputusan strategis menjadikan sistem informasi perusahaan tersedia bagi para pelanggan untuk meningkatkan layanan pelanggan. Perusahaan mengembangkan suatu sistem informasi taktis yang tidak hanya akan meningkatkan kepuasan pelanggan namun juga akan meningkatkan profitabilitas.

KEUNGGULAN OPERASIONAL Keunggula operasional ( operational advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Disinilah sistem informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses.

            Suatu situs web yang meningat pelanggan dan preferensi mereka dari transaksi-transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki cookies, file-file kecil berisi informasi yang terdapat di dalam computer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata sandi, dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Ini merupakan kemudahan yang berharga bagi pelanggan, dan juga memberikan keuntungan langsung kepada perusahaan. Benar jika dikatakan  bahwa para pelanggan yang menggunakan web untuk menempatkan pembelian mereka akan menghemat bahan perusahaan membayar seorang juru tulis untuk memasukan data tetapi ini hanyalah keuntungan yang bersifat minor saja.

            Tiga tingkat keunggulan kompetitif diatas akan bekerja bersama-sama. Sistem informasi yang terpengaruh oleh ketiga ini akan memiliki kemungkinan terbaik untuk meningkatkan kenerja sebuah perusahaan secara substansial.

4.      Tantangan dalam mengembangkan sistem informasi global

Pengembangan semua jenis sistem informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi ketika sistem yang dibuat mencakup batas internasional, para pengembangnya harus mengatasi beberapa kendala yang unik. Istilah sistem informasi global (global information system-GIS) diberikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembang GIS.

·         Kendala-kendala politis

·         Rintangan budaya dan komunikasi

·         Masalah-masalah teknologi

·         Kurangnya dukungan dari manajemen anak perusahaan

5.      Jenis jenis dasar sumber daya informasi

Ø  Peranti keras computer

Ø  Peranti lunak computer

Ø  Spesialis informasi

Ø  Pengguna

Ø  Fasilitas

Ø  Database

Ø  Informasi

Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang diinginkan. Informasi, sama seperti sumber daya lainya, memerlukan manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan dan kemudian dip roses menjadi informasi yang bermanfaat. Manajer kemudian memastikan bahwa individu-individu yang tepat akan menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan pada waktu yang tepat sehingga ia dapat dipergunakan. Terakhir, manajer akan memuang informasi yang telah melewati masa manfaatnya dan menggantinya dengan informasi terbaru dan akurat. Semua aktivitas ini- mengakuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan dan mengkomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif dan menghapus informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen pengetahuan (knowledge management).

6.      Dimensi informasi

Ketika pengembang sistem mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi, keempat dimeni yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.

·         Relevansi. Informsi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Pengguna seharusnya dapat memilih data yang diperlukan tanpa harus melewti dahulu sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambilsaja yang akan di sebut sebagai informasi.

·         Akurasi. Idealnya, seluru informai seharusnya akurat. Akan tetapi, fitur-fitur yang memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari sistem informasi tersebut. Karena hal ini para pengguna sering kalau terpaksa harus menerima tingkat akurasi yang kurang dari 100 persen. Aplikasi-aplikasi lainya, seperti peramalan ekonomi jangka panjang dan laporan-laporan statistic, sering kali masih tetap bermanfaat meskipun data yang dipergunakan kurang dari 100persen akurat.

·         Ketepatan waktu. Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menguraikan apa yang sedang terjadi saat ini, selain dari apa yang telah terjadi di masa lalu. Informasi yang tiba setelah suatu keputusan diambil tidak akan memiliki nilai yang bermanfaat.

·         Kelengkapan. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya. Namun, sistem hendaknya juga tidak menenggelamkan pengguna dalam lautan informasi. Istiah kelebihan muatan informasi menunjukkan bahwa memiliki informasi yang terlalu banyak juga dapat memberikan kerugian. Pengguna hendaknya dapat menentukan jumlah rincian yang dibutuhkan. Informasi dikatakan lengkap jika memiliki agregasi yang tepat dan mendukung semua area dimana keputusan akan di ambil.

Biasanya yang terbaik adalah membiarkan pengguna menentukan sendiri dimensi informasi yang dibutuhkannya. Bilamana dbutuhkan , spesialis informasi dapat membantu pengguna melakukan pendekatan atas pekerjaan ini dengan cara-cara yang logis.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A.    KESIMPULAN

Sistem informasi dapat digunakan untuk memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan. Pendukung utama keunggulan kompetitif adalah Michael Porter, yang mengembangkan konsep-konsep seperti rantai nilai dan sistem nilai. Sistem informasi dapat mencapai keunggulan kompetitif pada tiga tingkatan: strategis, taktis, dan operasional. Ketika ketiga tingkatan diatas bekerja untuk mencapai tujuan yang sama, maka perusahaan akan dapat meraih potensi keuntungan yang paling besar.

B.     SARAN

Dalam rencana kerja informasi harus memikirkan terlebih dahulu suatu mekanisme manajemen :

·         Pekerjaan –pekerjaan yang dibutuhkan

·         Organisasi yang bertanggung jawab atas penyelesaian pekerjaan

·         Jumlah pemikiran waktu untuk setiap pekerjaan

DAFTAR PUSTAKA

1.      Richard J. Hopeman, System Analysis and Operations Management (Columbus, OH: Charles E. Merrill, 1969), 79-103.

2.      Michael e.Porter, “How Competitive Forces Shapes Strategy,”Harvad Businnes Review 57 (Maret-April 1979), 137-145 dan Michael E Porter, Competitive Advantage ( New York: Free Press, 1985).